jueves, 13 de marzo de 2008

9 - Servicios generales : los departamentos clave del consultor

Un consultor sabio sabe que uno de los mandamientos que contribuyen a su éxito profesional es conocer muy bien y tener amigos o al menos tener relaciones cordiales con los siguientes departamentos de la empresa ( supongo que hoy en día se mantienen igual y espero que no olvide ninguno de los clave ) :

Gráficos : aunque muchas veces eres tú el que te curras los Power Point de las presentaciones, este departamento muchas otra veces las hace por ti y además mucho mejor que tú. Cuando el “deadline” para entregar la propuesta se acerca y la presentación está en manos de este departamento, que le den máxima prioridad depende de que el gerente o el socio hagan una llamada y también de que les caigas bien y no hayas sido borde ni displicente con ellos en otras ocasiones.

Archivo : igual que antes, necesitas 40 “binders” ( archivadores de anillas, para entendernos ) con sus separadores correspondientes más las tapas y portadas en bonito para encuadernar el documento final a entregar mañana al cliente y llegas a última hora a pedirlo a Archivo. Más te vale que seas un “tío enrollao” y les caigas bien, porque si no, te puedes ver en El Corte Inglés comprándolos y encuadernándolos hasta la madrugada ( y las tapas y portadas te las curras tú con papel y tijera ).

Correo interno y mensajería : que un documento vaya a tiempo a otra planta, a otro proyecto o a otra oficina depende de este departamento. Si no te llevas bien con ellos y les encargas que cierto sobre llegue mañana a la oficina de Bilbao, puede ocurrir que, por error, llegue a la de Singapur una semana después.

Reprografía : otro departamento clave para ti, ingenuo consultor, si no quieres saber lo que es fotocopiar 20 copias de un original en menos de una hora ( sabiendo además que la fotocopiadora se te va a atascar por obra y gracia de San Murphy bendito ).

Documentación : es como la biblioteca y te buscan documentación relacionada con cualquier tema. Te pueden ayudar mucho si sabes sacarles partido. Muchas veces cuando estás ante una pantalla en blanco y tienes que preparar algo sobre algún tema nuevo, puede venirte muy bien este departamento.

Secretarias : qué se puede decir del poder de las secretarias : “Avísame cuando llegue Pepe que tengo una cosa importantísima que contarle”, le dices a una secretaria a la que le echaste una bronca porque te derramó el café el día de antes. Ya puedes esperar, porque igual resulta que Pepe lleva tres días sin aparecer, a no ser que tú mismo te encargues de averiguarlo. Otra situación perversa puede ser : “Me ha entrado un virus o no sé qué en el ordenador y he perdido toda la presentación que tienes que tener mañana hecha” ( son las 18.55h y a la secretaria todavía le duele la yema del dedo índice por haber pulsado tan fuerte la tecla “Supr” ).

Hay que tener en cuenta el efecto sinérgico que generan estos departamentos al ir sus funciones encadenadas : recibir el borrador revisado de la presentación que el socio ha enviado a su secretaria para que te lo imprima ( secretaria ), preparar la presentación final ( Gráficos ), hacer las copias y encuadernarlos ( Archivo y Reprografía ), mandar los documentos por mensajero a tal sitio ( Mensajería ). Si toda esta sinergia se vuelve en tu contra, más vale que dispongas de suficiente lexatines e ir avisando que llegarás tarde a casa.

2 comentarios:

Consultor Anónimo dijo...

Yo en esto tengo una experiencia ligeramente distinta, porque mis primeros pasos fueron en oficina pequeña (Bilbao). Todos esos servicios existían, pero mucho más a mano. No eran los del archivo, eran Gaizka, Primi o Rubén, que también eran los de las copias y las encuadernaciones, y los del material. Cuando fui a Madrid, las cosas eran otra dimensión. Para imprimir y encuadernar había que enviar un formulario, dejar el documento en la bandeja (o bajarlo tú, si corría prisa... que solía ser siempre), y el documento entraba "en cola". Y así todo. Mucho menos personal.

Aun así, suscribo al 100% tu opinión: más te valía ser majete con todos (aparte de que uno lo fuera de natural), porque a los "gilipollas" podían hacerles la vida imposible...

Ah, añadiría un departamento más: informática. Los que te arreglaban (o no) el correo cuando no funcionaba, los que arreglaban los discos comunes, los que te instalaban el software que necesitabas, los que miraban para otro lado si hacías con el ordenador cosas fuera de las "policy"...

Y también convenía llevarse bien con las "camareras" (que las había), con el personal de limpieza, con los de mantenimiento (los que te arreglaban el fluorescente intermitente que tenías encima... o no).

Yo siempre he visto eso como algo natural (todos somos personas, todos somos trabajadores) pero sí que había gente en la que detectabas un clasismo bastante desagradable. Eso sí, en el pecado llevaban la penitencia.

yuki dijo...

Qué bueno : en el pecado llevan la penitencia.

Llevas razón, los de Informática también son clave. De hecho, me acabas de recordar a través de tu comentario una vez que acudí a ellos de urgencia porque había derramado una coca-cola en el portátil y te puedes imaginar el destrozo. Me recuperaron toda la información más importante que no podía perder y además en un tiempo récord. Me dieron otro portátil y el averiado lo mandaron a reparar. Me reinstalaron todo y en un día o quizá dos tenía un portátil con toda la información restaurada. Cierto, podrían haberme tenido una semana y haberme complicado más la vida si querían.

Y lo del clasismo, sí que se detectaba en algunos. Del mismo modo que a alguno de esos clasistas lo ví suplicar a un "simple" trabajador de gráficos que por favor le sacara adelante la presentación para el día siguiente.

Gracias por tu comentario.